Hoe zit dat nu eigenlijk met die vergunning? Had u die al aangevraagd? Zo ja, dan zit u nu met de wettelijke termijnen waarmee gemeente of provincie een beoordeling gaan doen. En al dan niet een vergunning gaan afleveren. Daar komt vaak ook een openbaar onderzoek bij kijken. Dus mocht u nog niet met uw stakeholders gesproken hebben – want een verplichting is dat uiteraard niet – dan gaat u er sowieso nu wel mee te maken krijgen. Meteen voelt u ook waarom het wel degelijk beter is om vóór de vergunningsaanvraag zelf al initiatief te nemen. Als u dat niet deed, komt het nu een beetje over alsof u enkel bereid bent om te luisteren omdat de overheid dat oplegt in het openbaar onderzoek. Voelt niet echt aan als een bereidwillige houding, toch? Voldongen feiten leveren zelden applaus op. 

Anyway, kijk eens aan, u bent vertrokken met uw project. Gefeliciteerd. Het hele bedrijf staat achter u, ‘I-I follow, I follow you’*. Maar mispak u nu niet aan een statische mindset. Alles is in beweging, dit is 2023.  Dynamiek is het ordewoord. Een nieuwe buurman die begint met een actiegroep. Een ontevreden medewerker die de vuile was naar een journalist lekt. De lokale politiek die met een nieuw beleidsplan komt waarin voor uw project geen plaats meer is. De risico’s voor uw project zijn, ook nu nog, legio. Aandacht erbij houden en waar zinvol opnieuw het gesprek aangaan, het dossier nog eens uitleggen, steun blijven zoeken. Hier en daar nog aanpassingen doen. Rechtlijnige projectplanning is zó nineties.  

Bovendien spreken we hier (opnieuw) alleen maar over externe risico’s. Laat ons toch ook even stilstaan bij de interne risico’s. Want de strategie en de budgettering van uw bedrijf kunnen (soms snel) wijzigen. Uw projectsponsor op C-niveau gaat op pensioen. Een cruciale technische medewerker vertrekt naar de concurrentie. Tja, kan allemaal gebeuren. Maar dat is peanuts in vergelijking met de interne Bermuda-driehoek voor uw project. Bermuda?  

Van uw collega’s moet u het hebben? De verhoudingen tussen Corporate-Legal-Communicatie kunnen een virtuous circle zijn waarin intern gezamenlijk naar de doelstelling wordt gewerkt. Maar het kan ook een moordkuil zijn (of worden) waarin elk initiatief wordt gesmoord en uw project wordt geruïneerd. Meer bepaald op het moment dat het project in gesprek komt met de stakeholders of bij aanvang van het vergunningentraject, ontstaat er spanning in de driehoek. Legal vertrekt veelal vanuit een conflict model (wij vs. zij) en redeneert daardoor (te) vaak defensief: ‘we volgen de regels en wachten de procedure af’. De redenering is dat er alleen formeel gecommuniceerd kan/moet worden zodat alles ‘onder controle’ blijft en er geen uitspraken worden gedaan die later tegen het project gebruikt kunnen worden. Kortom, een louter juridisch geïnspireerde aanpak steriliseert de communicatie.  

Als legal het monopolie krijgt dan vertraagt communicatie, ze wordt formeel en bovendien: de verhouding tussen de stakeholders en het bedrijf verandert. Van een setting waarin vrije, open communicatie tussen gelijkwaardige partijen werd georganiseerd en vertrouwen opgebouwd, verzeil je stante pede in een antagonistische, gejuridiseerde David tegen Goliath-situatie. En ‘on top’ gaan pers en politiek in dergelijke situatie hun houding ook veranderen, ten gunste van David uiteraard. Een project vergund krijgen is geen ‘walk in the park’, maar kom los van het conflictmodel en bijhorende mindset. 

Legal heeft uiteraard een noodzakelijke rol, maar zorg voor de nodige ‘checks and balances’. Maak van de verhouding tussen Corporate, Legal en Communicatie een gouden driehoek. In onderlinge transparantie, vertrouwen en complementariteit. Mogelijk is dit een permanente armworsteling in uw bedrijf. Laat het zover niet komen – importeer de hoger beschreven loopgravenoorlog niet in uw organisatie (het werkt nogal zelfdestructief). Zet vooraf een Taskforce op binnen het bedrijf waarin de betrokken afdelingen en C-niveau gezamenlijk de stappen bepalen en bijsturen. Werk volgens een geïntegreerd maar flexibel plan. Dat is geen garantie tegen de gevaren van Bermuda, maar het helpt te focussen en geeft iedereen de kans een volledig beeld te krijgen van kansen en bedreigingen.   

Uiteraard hebben we het nu niet gehad over andere interne overwegingen, die bijvoorbeeld te maken hebben met productiedoelstellingen en meer algemeen de procesflow, en die ook spanning kunnen geven met public affairs en communicatie. En we hebben het ook nog niet in detail gehad over de rol van de politieke agenda en die van de klassieke en sociale media. Daar gaan we op inzoomen in de volgende posts, die trouwens ook vriendelijker zijn voor juristen. 

Collegiale groet, 

Joris en Joost 

Reageer op NIMBY@whyte.be 

Volgende keer: De politieke agenda.  

(*’I follow rivers’, Triggerfinger)